La rénovation de vos bureaux est une étape importante (et nécessaire) pour améliorer votre image de marque, moderniser vos espaces de travail et augmenter le bien-être de vos collaborateurs.
Enclencher des travaux de rénovation demande beaucoup d’organisation pour éviter une trop longue période d’interruption ou de diminution de votre activité et une source de stress trop importante pour vous et vos équipes.
Nos 6 conseils pour une rénovation de vos bureaux réussie sans soucis !
1/ Planification rigoureuse : la clé d’une transition en douceur pour l’ensemble de votre société
Comme mentionné un peu plus haut, une bonne planification sera la clef pour une rénovation de bureau réussie avec un impact minimal sur le bon fonctionnement de votre activité. L’équipe d’R&G Conseils peut vous aider à établir un calendrier flexible où nos équipes respectives effectuent leurs missions. Par exemple, pour l’étape des gros œuvres (Menuiserie & Agencement, Construction ou démolition de cloisons, Création de faux plafond…), il est préférable que nos équipes interviennent en dehors des heures de bureau, durant les weekends, ou encore pendant les vacances de certains collaborateurs. Le but étant de ne pas se gêner mutuellement et de pouvoir mener nos missions respectives dans les meilleurs délais et conditions possibles.
Si vous avez plusieurs services au sein de votre entreprise, pensez aussi à segmenter vos travaux par pôle d’activité, c’est-à-dire, délocaliser temporairement les équipes concernées dans une autre partie du bâtiment le temps que le plus gros des travaux soit réalisé par nos équipes. Vous ne pouvez pas ? Envisagez de faire télétravailler vos collaborateurs.
2/ Intégrer des collaborateurs au projet de rénovation de vos bureaux
Pour que la transition soit plus fluide, impliquez un petit groupe de collaborateurs dans le processus de rénovation. Leur participation peut aider à créer un espace de travail qui répond à leurs besoins et accroître leur adhésion au projet. Vous pouvez :
- Organiser des ateliers ou des enquêtes pour comprendre les besoins et attentes des employés concernant les nouveaux espaces.
- Impliquer les équipes dans le choix de certains éléments de design ou dans la personnalisation de leurs espaces de travail. Cela peut les aider à mieux accepter les perturbations temporaires des travaux.
Peur d’oublier une étape dans la rénovation de vos bureaux ? Découvrez les 10 points clés essentiels pour une rénovation de bureau bien pensée
3/ Être transparent envers l’ensemble de vos salariés : Essentiel pour éviter les frustrations
La transparence dans la communication envers vos équipes est une composante indispensable pour une rénovation réussie. Informer les employés à chaque étape, des changements à venir et des éventuelles perturbations permet d’éviter la confusion et de maintenir la motivation.
Par exemple, envoyez régulièrement des mises à jour sur :
- Le début des travaux (en joignant le plan des futurs bureaux pour qu’ils puissent se projeter facilement),
- L’avancement des travaux (quelques petites photos dans votre groupe Whatsapp ou sur l’intranet de votre société les engageront plus fortement).
- La phase finale : vous pouvez leur demander s’il manque des accessoires de bureaux, s’il y a des finitions non faites, etc.
A chaque communication, n’hésitez pas à inclure des informations pratiques telles que l’accès aux locaux, les horaires de travail (si modification), ou les solutions alternatives mises en place (télétravail, roulement des équipes, adresse de l’espace de coworking).
4/ Solutions temporaires : adapter l’espace de travail en conséquence
Pendant les travaux de rénovations, il est crucial de trouver des alternatives permettant aux collaborateurs de continuer à travailler efficacement et dans de bonnes conditions afin de minimiser au maximum la diminution de l’activité et la perte de motivation de vos équipes.
Aujourd’hui, de nombreuses entreprises peuvent être plus flexible grâce au télétravail ; un atout considérable dans le cadre d’un aménagement intérieur de vos locaux. Selon la nature des tâches, le télétravail peut être déployé de façon temporaire pour une partie ou la totalité de l’équipe. En complément, il est possible de louer des espaces de coworking pour ceux qui ont besoin de travailler hors de chez eux.
Si certains espaces du bureau restent utilisables, il est possible de réaménager temporairement les équipes dans ces zones, avec des bureaux en flex-office.
5/ Minimiser l’impact sur la productivité avec des solutions technologiques
Le bon usage des technologies modernes permet de maintenir la productivité même en cas de déplacements temporaires ou de perturbations liées aux travaux.
Pour ce faire, vos équipes doivent disposer des outils nécessaires pour travailler efficacement sur site, à distance ou dans un environnement temporaire. Voici quelques idées de plateformes collaboratives comme Microsoft Teams, Slack, ou encore les solutions cloud (Google Drive, OneDrive) !
Si les travaux d’aménagement de vos espaces de travail affectent les réseaux internet ou électriques, assurez vous d’avoir des solutions temporaires comme des connexions Wi-Fi mobiles ou des sources d’alimentation alternatives toujours dans le but d’éviter tout arrêt de la productivité.
6/ Anticiper les contraintes légales et réglementaires
Enfin, n’oubliez pas que toute rénovation doit respecter certaines normes en termes de sécurité et d’accessibilité. Pensez à intégrer ces exigences dans vos plans dès le départ. Chez R&G Conseils nous nous occupons de la conception des plans, du space planning et veillons à respecter les normes et obligations légales.
Au cas où, nous avions fait un article récapitulant les normes à respecter pour l’aménagement de vos bureaux professionnels.
Envie d’aménager vos bureaux en toute sérénité ?
Parlez-nous de la rénovation de vos bureaux dès à présent.
Visuel de l’article : Photos de notre réalisation pour la société Time Skipper
