L’accueil est un lieu incontournable dans une entreprise : c’est le premier contact que vos clients, prospects, partenaires vont avoir avec votre univers. C’est donc le moment d’envoyer un message fort à vos visiteurs, sur l’identité de votre société et les valeurs que vous voulez communiquer.
Cet espace clé se doit d’être tout à la fois : accueillant, chaleureux, reflet de votre image et bien sûr ultra-fonctionnel ! En tant que spécialistes de l‘aménagement de bureaux, voilà quelques conseils que nous pouvons vous donner, pour la conception et réalisation d’un espace accueil idéal.
Décorréler si possible le point accueil de l’espace d’attente
Dans un souci organisationnel et de confidentialité, entre autres, nous vous recommandons de créer une partie accueil, dissociée de la partie attente.
L’aménagement et l’ergonomie du pôle accueil physique sont essentiels et doivent être pensés en amont de la réalisation des travaux de rénovation. Il est un lieu de travail à part entière, qui doit être organisé afin que ce service soit parfaitement fluide et professionnel. Une banque d’accueil va permettre un contact facile avec vos visiteurs, tout en sécurisant les données informatiques de planning gérées par les hôtesses par exemple. Il doit également être équipé d’un mobilier de bureau adéquat, avec des rangements facilement accessibles pour les différentes fournitures, documents…
Pensez à l’acoustique et aux lumières
L’accueil est par définition un endroit de passage. Coursier, standard, rencontres, c’est un lieu qui vit tout au long de la journée et où l’activité peut parfois être intense. Lors de la rénovation de vos locaux, il est largement préconisé d’aller vers des matières phonétiquement isolantes, afin que le niveau sonore ambiant soit atténué. Une moquette au sol va venir absorber les bruits, tandis qu’un beau parquet est magnifique à l’œil, mais peut être très complexe à gérer. Si c’est le cas, pensez à installer des tapis épais facilement lavables. Pour le mobilier, partez par exemple sur du bois plutôt que du métal, afin de privilégier les sons graves plutôt que les aigus.
Si vous le pouvez, usez et abusez de la lumière naturelle et venez compléter avec des lumières chaudes, indirectes mais suffisamment éclairantes. Si vous souhaitez séparer votre espace accueil du reste des locaux, pensez aux cloisons transparentes. Équipées avec des adhésifs occultant, elles vont permettre de délimiter l’espace et garder l’intimité de la zone bureaux, tout en capitalisant sur la lumière extérieure.
Des petits plus sont toujours les bienvenus
Vous pouvez équiper la zone attente d’un service wifi très performant (avec un mot de passe d’accès simple, afin d’éviter les 14 essais énervés !! ).
Une signalétique claire tout en restant discrète sur l’accès internet, les toilettes, ou la salle de réunion, va permettre une fluidité dans les informations. Mettez à disposition une fontaine à eau, une machine à café et à thé.
Un porte-manteau, des prises facilement accessibles pour brancher un téléphone ou une tablette, voilà des petits plus très simples à mettre en place, qui montrent à vos visiteurs que vous prenez soin d’eux
Illustration d’aménagements accueil – attente
Le cabinet de conseil Exton Consulting nous a confié l’aménagement de ses locaux professionnels. A cet effet, nous avons pu refaire l’espace accueil du cabinet. L’accent a été mis sur la simplicité et l’efficacité. L’accueil a été conçu avec un design épuré, un éclairage discret et indirect.
R&G Conseils est également intervenu pour fourniture de la banque d’accueil et de l’ensemble du mobilier de bureaux !
Une bonne organisation de la zone accueil est essentielle et les enjeux importants, alors n’hésitez pas à nous contacter. Nos équipes R&G Conseils, seront ravies de venir sur place faire un point sur vos besoins et optimiser ce lieu de vie hautement stratégique !
